تحریر نو - راه و رسم درست ارسال ایمیل

یکی از بزرگ‌ترین معضلاتی که در میان کاربران ایرانی مشاهده می‌شود عدم رعایت آداب صحیح ایمیل زدن است. می‌توان به جرات گفت از هر ۱۰ ایمیلی که ارسال می‌شود ۸ تای آن‌ها عنوان salam را دارند.

تحریرنو: در این‌جا قصد داریم آداب صحیح ارسال ایمیل برای اطرافیان خود را به‌شکل مفصل برای شما توضیح دهیم، با رعایت این موارد در اصل شخصیت خودتان را نیز از پشت میز کامپیوتر برای طرف مقابل به نمایش گذاشته‌اید.

عنوانی مناسب و مشخص انتخاب کنید

هرگز هیچ ایمیلی را بدون عنوان ارسال نکنید. یک عنوان واضح و ماهرانه باعث می‌شود گیرنده به‌سرعت تشخیص دهد که ایمیل مربوطه با کار آن‌ها در ارتباط است یا خیر. این مسئله به آن‌ها کمک می‌کند تا بدون خواندن کل پیام موجود در ایمیل، از روی عنوان بتوانند برنامه‌ها و وظایف روزانه‌ی خود را اولویت‌بندی کنند. عنوان ایمیل باید خاص باشد و بتواند موضوع ایمیل را به‌طور خلاصه بیان کند. برای مثال، ایمیلی که برای استخدام تعدادی کارگر برای کار در موسسه‌ی خیریه محلی زده می‌شود باید عنوانی این چنینی داشته باشد:

موسسه‌ی خیریه: داوطلبان علاقه‌مند جواب دهند. نه چیزی مثل: به‌تعدادی داوطلب نیازمندیم. اگر به پیامی با عنوانی نا واضح و نا مشخص پاسخ می‌دهید، توضیح خود را نیز در آخر عنوان اضافه کنید. این مسئله باعث می‌شود که گیرنده‌ی ایمیل را به‌عنوان پاسخی به ایمیل خود بشناسد، و موضوع را برای گیرنده‌های دیگر که ممکن است به لیست گیرنده‌های ایمیل اضافه شوند حل خواهد کرد. عادت کنید تا به همه‌ی کسانی‌که ایمیل‌های بدون عنوان به‌شما می‌فرستند، پاسخی داده و این نکته را به آن‌ها گوش‌زد کنید که برای دفعات بعدی برای ایمیل‌های خود عنوان انتخاب کنند.

راه و رسم صحیح ارسال ایمیل

عنوانی برای ایمیل خود انتخاب کنید، که موضوع پیغام را به‌طور خلاصه بیان کند. دیگران را ترغیب کنید تا آن‌ها نیز عنوان‌هایی مناسب برای ایمیل‌های خود انتخاب کنند تا در آینده از اتلاف وقت هر دو طرف شما جلوگیری شود. از ارسال بی‌رویه‌ی ایمیل به افراد زیاد خودداری کنید. برخی افراد دوست دارند تا از همه‌ی پیش‌رفت‌‌ها باخبر باشند. متاسفانه، این مسئله به آن‌ها این بهانه را می‌دهد که هرچه را که به‌دست یا مغزشان می‌رسد به سایرین بفرستند. سعی کنید خود همه‌چیز را نخوانید و مسئولیت بررسی اطلاعات جدید را به سایرین واگذار کنید.

از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید

عنوانی درخور و مناسب برای این‌گونه ایمیل‌ها درنظر بگیرید. پیام‌ها را به دسته‌های معین و متعارف تقسیم کنید. بسیاری از ما ایمیل‌هایی مرتب و روتین دریافت می‌کنیم، که به‌کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آن‌قدر مهم نیستند که فورا به آن‌ها رسیدگی کنیم. این ایمیل‌ها معمولا حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آن‌ها باخبر باشیم اما نمی‌خواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند. آن افرادی که تعداد زیادی از این پیام‌ها دریافت می‌کنند، می‌توانند فیلتر‌هایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی‌‌های‌شان به‌صورت خودکار دسته‌بندی کند. اکثر برنامه‌های ایمیل به کاربران این امکان را می‌دهد تا بتوانند از میان این دسته‌ها جست‌وجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند. برای استفاده‌ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلتر‌هایی طرح‌ریزی کنید که با جست‌وجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل‌ها، ایمیل مربوطه یافت شود.

راه و رسم صحیح ارسال ایمیل

فیلتر‌کردن به‌شما امکان می‌دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بی‌نظمی نجات دهید.

به‌طور مرتب ایمیل خود را چک کنید. اگر هر ۲۰ثانیه یک‌بار بخواهید ایمیل‌تان را چک کنید، خواهید دید که همه‌ی روز خود را به این‌کار اختصاص داده‌اید و وقت‌تان به‌هدر رفته است. برای بررسی ایمیل خود و چک‌کردن پیغام‌های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. زمانی‌که برای چک‌کردن آن‌ها وقت می‌گذارید، سعی کنید تا آن‌جا که می‌توانید همان موقع به آن‌ها پاسخ دهید. اگر پاسخ‌گویی به پیام‌ها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیام‌ها به‌طور کلی به فراموشی سپرده می‌شوند و وقت برای پاسخ‌گویی به همه‌ی آن‌ها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل‌های جدید آن‌قدر روی هم تلنبار شوند تا یک‌سری از آن‌ها به‌کلی مدفون شوند.

با چک‌کردن مرتب ایمیل‌ها، از درهم و برهم شدن آن‌ها جلوگیری کنید

تا آن‌جا که می‌توانید زودتر به ایمیل‌های دریافتی پاسخ دهید. برای نوشتن پیام به هم‌کاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به‌صورت نکات مجزا فراهم و آن‌ها را به‌صورت نکات بولت‌دار بنویسید. با این‌کار خواننده سریع‌تر می‌‌تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین هم‌کاران داخلی نوشته می‌شود که به‌خوبی یک‌دیگر را می‌شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل‌ها به این حالت رسمی خارجی نیست. ایمیل‌های خارجی به مشتریان و ارباب‌رجوع‌ها باید مثل نامه‌ها و فکس‌های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس این‌گونه ایمیل‌ها را طوری بنویسید که گویی قصد چاپ کردن آن‌را دارید، مگر این‌که با آن مشتری رابطه‌ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.

ایمیل به هم‌کاران را به‌صورت نکات نشان‌دار بنویسید

ایمیل‌های خارجی را به‌صورت فرم‌نامه‌ها و فکس‌های رسمی و حرفه‌ای بنویسید. از همه‌ی نشانه‌ها و ابزار‌های لازم در نوشتن ایمیل استفاده کنید. وقتی ایمیلی می‌نویسید که نیاز به توجه فوری دارد، می‌توانید از نشانه‌هایی استفاده کنید که این پیام را به گیرنده برساند، این نشانه‌ها فقط به‌همین جهت طراحی شده‌اند. با استفاده از این نشانه‌ها و علائم، قادر خواهید بود که توجه گیرنده را به‌خوبی جلب کنید و به هدف خود برسید. هم‌چنین می‌توانید این موضوع را به‌صورت کوتاه در عنوان ایمیل ذکر کنید.

راه و رسم صحیح ارسال ایمیل

برای نوشتن ایمیل‌های خود، در صورت لزوم از نشانه‌ها و علائم نوشتاری استفاده کنید.

الصاقات (Attachments) حجیم را از هم جدا کنید. آیا تا به‌حال به فایلی برخورد داشته‌اید که الصاق کردن آن به ایمیل دشوار بوده باشد؟ برای سهولت کار می‌توانید این فایل‌ها را کم‌حجم‌تر کنید تا بارکردن آن در ایمیل وقت کم‌تری ببرد. حتما در متن پیام درمورد این الصاقات برای گیرنده توضیح دهید. با ارائه‌ی اطلاعات کافی در مورد آن‌ها به گیرنده این امکان را می‌دهید تا تشخیص دهد فایل مورد نظر ارزش باز کردن را دارد یا خیر. هم‌چنین برای پایین‌آوردن سایز فایل‌های حجیم، می‌توانید آن‌ها را zip یا فشرده کنید تا برای باز‌کردن آن‌ها وقت‌تان هدر نرود. اما به گیرنده یادآور شوید تا آن‌ها را unzip کند.

ایمیل‌هایی کارآمد و موثر

این‌روز‌ها ایمیل‌زدن یکی از پرطرف‌دار‌ترین و رایج‌ترین ابزار برقراری ارتباط گردیده است. اگر به‌درستی انجام شود، می‌تواند هم در وقت و هم در پول شما صرفه‌جویی کند. اما اگر نادرست استفاده شود، بر هزینه‌های شما اضافه هم می‌کند. پس با به‌کار‌گیری نکاتی که در این مقاله آورده شد، راه و روش ایمیل‌زدن به طریق صحیح را یاد گرفته و تمرین کنید تا کار کردتان در محل کار افزایش یابد.
تهیه و تنظیم:علی کریمی